Kvaliteten på importerte referanser varierer en del. Særlig hvis du importerer via Google Scholar vil du raskt oppdage at kvaliteten ikke er så god som ønskelig, og etter som «shit in – shit out» i aller høyeste grad gjelder for EndNote er greit å minne om at det finnes en nyttig funksjon som heter «Find Reference Updates …» som du finner under menyen «References».
Når du bruker denne funksjonen står du overfor flere valgmuligheter. I starten synes jeg det er greit å begynne med en og en referanse. Marker den referansen du mangler opplysninger på og start «Find Reference Updates …». Nå vil programmet sjekke om det eksisterer bibliografiske poster som ligner på den du ønsker å oppdatere, og hvis EndNote finner en slik post vil du få opp en meny med den tilgjengelige oppdateringen til venstre og din opprinnelige referanse til høyre (se figuren nedenfor).
De feltene hvor oppdateringen avviker fra originalreferansen vil være markert slik at du lett kan se forskjellene og ta stillingen til hva du vil gjøre med dem. I menyvinduet vil du se to alternativer; «Update All Fields» og «Update Empty Fields» – og disse alternativene er godt forklart i menyen. I tillegg har du en tredje mulighet som består i at du selv kan kopiere og lime inn opplysninger fra oppdateringen til de enkelte feltene i den opprinnelige referansen. Min oppdatering hadde i tittelfeltet «J Sports Med Phys Fitness», altså et forkortet tidsskriftnavn. Den endringen ønsket jeg ikke så den overså jeg – der var min opprinnelige referanse bedre. Men den opprinnelige referansen manglet sidetall og sammendrag så de to feltene oppdaterte jeg ved hjelp av kopier og lim inn. Enkelt og greit. Husk å bekrefte lagringen når du lukker vinduet!
Under konferansen i Bielefeld ble konferansedeltakerne gjort oppmerksommme på at Mendeley og Swets har innledet et samarbeid om et nytt produkt som har fått navnet “Mendeley Institutional Edition”. Det blir spennende å se om denne miksen av gode ideer (Mendeley) og penger (Swets) resulterer i et forbedret produkt. Fokuset på forskersamarbeid er i hvertfall svært tydelig. I neste uke skal jeg ha et møte med representanter fra Swets heri Norge og jeg er spent på hva de vil si om betingelser knyttet til det nye produktet. Du kan lese mer om selve produktet her: http://www.swets.com/setting-new-standards-in-research-collaboration-introducing-mendeley-institutional-edition-powered-b
Jeg har skrevet på denne EndNote-bloggen i flere år nå, og jeg har til tider vært usikker på om jeg skulle avslutte den eller om jeg skulle forsette i samme spor. Det siste året har jeg skrevet en del mindre enn tidligere år, og det har kanskje sammenheng med at jeg føler at jeg har god oversikt over programmet og derfor har mindre å skrive om. Dessuten er det etter hvert blitt mange gode EndNote-superbrukere ved andre høgskoler og universiteter, og man skulle derfor tro at behovet for slike blogger blir mindre. Men statistikken over bruken av bloggen i 2011 viser at bloggen hadde langt flere besøkende enn tidligere, og det er jo både hyggelig og oppmuntrende. Tallene er for så vidt ikke skrekkelig høye, men 89 % flere besøkende er jo en riktig god utvikling! Dessuten har den første EndNote-instruksjonsvideoen snart blitt sett over 1 000 ganger, og det synes jeg også er artig. Med så mange Endnote-brukere som vi har på Høgskolen i Gjøvik er det vanskelig å kutte ut den opplæringen og støtten vi bedriver, men vi følger også at vi har en forpliktelse i forhold til andre referanseverkøy. Det skjer mye spennende med referansehåndteringsprogrammer som Mendeley og Zotero, for bare å nevne to, og jeg føler jeg burde vært flinkere til å få studenter og ansatte til å bruke slike åpne løsninger. Aller mest ønsker jeg meg en god referansehåndteringsløsning kombinert med Google Doc – det tror jeg hadde vært en sikker vinner!
Pubmeds ”Send to”-meny er oppdatert og har nå fått et alternativ som heter ”Citation Manager”. Velg denne når du ønsker å overføre en referanse fra Pubmed til for eksempel EndNote. Nedenfor ser du hvordan menyen vil se ut:
Når fila med referansen kommer fra Pubmed må du antagelig første velge hvilket program som skal håndtere fila – her leter du deg fram til EndNote-programmet. Får du et alternativ for å håndtere dette automatisk ved senere anledninger, så kan du hake av for det alternativet. Deretter vil du bli bedt om å angi hvilket import-filter som skal brukes. Let deg fram til filteret”Pubmed (NLM)” fra National Library of Medicine, og velg dette. Nå vil antageligvis referansen være på plass i det åpne EndNote-biblioteket ditt.
Husk at du kontrollerer referansene du importerer – kvaliteten på litteraturlistene blir aldri bedre enn kvaliteten på referansene du har i EndNote-biblioteket ditt!
Google Docs er genialt når en gruppe skal skrive på samme dokument. EndNote Web er genialt når en gruppe skal samle referanser sammen. Kombinert fungerer de også! Hvis “me jukser litt” som Espelid Hovig pleide å si.
Når man bruker EndNote med lokalt bibliotek, brukes formateringen {Etternavn, årstall #”nummerplassering i ditt EndNote-bibliotek”}.
For eksempel: {Hambro, 2004 #22}.
Dette oversetter Word, i samarbeid med EndNote, til å vises på korrekt måte avhengig av visningsstil. Når EndNote Web setter inn referanser i Word brukes ikke nummerplasseringen, dette kan vi utnytte.
Nå kan man ikke sette inn referanser fra EndNote Web inn i Google Docs, men man kan sette inn “{Hambro, 2004}“!
Når man så er ferdig med skrivingen, kan man hente dokumentet ned i Word, gjøre ferdig formattering, innholdsliste osv, og oppdatere referanser og litteraturliste. Da vil Word, som vanlig, oversette i samarbeid med EndNote Web til å bli rett visningsstil.
I dag hadde jeg besøk av noen sykepleierstudenter som ønsket å laste ned referanser fra Ovid-basene. Det går, men du må først registrere deg som bruker og være innlogget. Når du har fått det i orden, er det bare å legge de referansene du ønsker i “My projects”. Når du er ferdig med å legge referanser til “My projects” er det bare å klikke på mappa “My projects” og da får du oversikt over referansene du har lagt inn der. Og – du får endelig alternativet med å eksportere referansene. Tungvint løsning, men den fungerer og kvaliteten på dataene ser ut til å være ok.
Har du av ulike årsaker ikke tilgang til kommeresielle verktøy for referansehåndtering så fins det gode alternativer. Et av dem, Zotero, har nå lansert sin versjon 3.0 Den nye versjon av Zotero kan kjøres utenfor Firefox, og den er integrert mot Chrome og Safari. I tillegg er det en rekke nye funksjonaliteter. Sjekk her for flere detaljer: http://www.zotero.org/blog/zotero-3-0-is-here/
Da er endelig EndNote X5 for Mac blitt tilgjengelig for studenter og ansatte ved Høgskolen i Gjøvik via “Min side“. Vi anbefaler, som alltid, at du oppgraderer fra tidligere versjoner.
For noen dager fikk jeg en henvendelse fra en EndNote-bruker som ikke fikk søkt i Norart via “connections-fila” som vedkommende hadde. Jeg prøvde min “connection” til Norart, men den fungerte heller ikke, og da var det bare å gå igang med å finne feilen. Norart er jo en sentral database for norske tidsskriftartikler, og det er mange EndNote-brukere som foretrekker å hente referanser direkte via “connection-fila” i stedet for å gå via webgrensesnittet og import av tekstiler med bibliografiske data. Norart har lagt ut informasjon om hvordan man akksesere databasen via z39.50, og jeg gikk i gang med å sjekke parametrene i oppsettet mitt. Jeg fant ingen feil, og forsøkte igjen med direkte søk fra EndNote mot Norart på poster jeg visste var i Norart, men fortsatt uten å få treff. Da kom jeg på det ikke nødvendigvis var hos meg feilen lå – den kunne jo ligge i den andre enden, dvs. hos Norart/Nasjonalbiblioteket. Jeg skrev en kort e-post til Norart og forklarte problemet, og i løpet av kort tid hadde NB fikset z39.50-forbindelsen og gitt meg beskjed slik at det igjen ble mulig å søke i Norart via EndNote. Takk til Norart/Nasjonalbiblioteket for rask respons!
EndNote har en del funksjoner som ikke brukes så ofte, men som likevel er svært praktiske. “Term-list”-funksjonen for tidsskriftnavn er en slik funksjon. Tenk deg at du har en rekke tidsskriftnavn i referansene dine, men at de er en salig blanding av forkortelser og fullstendige tidsskriftnavn. Med “term list-funksjonen” kan du ganske enkelt få en enhetlig utforming på tidsskriftnavnene uten at du selv må sitte og gjøre en masse arbeid manuelt. Det er to hovedoperasjoner som må til: 1) Først må du aktivere “term-list”-funksjonen og importere termlistene. 2) Deretter må du evt. oppdatere visningsstilen din slik at den behandler/viser tidsskriftnavnene riktig (fullstendig eller forkortet). Dette høres mer innviklet ut enn det faktisk er, og det er laget en videosnutt som viser hvordan dette gjøres steg for steg,. Se på videoen før du går i gang!
Som du ser av videoen så er denne funksjonen også praktisk hvis du skal publisere i et tidsskrift som krever forkortede tidsskriftnavn.
Det er et forbehold for “term-list”-funksjonen -- termlistene for tidsskriftnavn har en dårlig dekning av norske tidsskriftnavn. De må du evt. selv vedlikeholde manuelt.
